A Escola Judicial de MS (Ejud-MS), em parceria com a Coordenadoria de Processos da Assessoria de Planejamento, promoveu, entre os dias 1° a 5 de abril, um workshop de melhoria de processos de trabalho para os servidores que fazem parte do setor de compras do TJMS (Tribunal de Justiça de MS).
Realizado na sede da Ejud-MS, o workshop utilizou uma metodologia colaborativa chamada de Lean Office, que é oriunda da filosofia de gestão Lean (Lean Thinking ou Pensamento Lean), e visa a melhoria das atividades e rotinas do ambiente de trabalho utilizando o potencial e a expertise dos participantes.
O Lean origina-se nas práticas criadas e praticadas há mais de 70 anos na Toyota, uma das maiores empresas automobilísticas que emergiu de um cenário de escassez e dificuldade pós-guerra.
Nesta primeira edição foi abordado o processo de aquisição, desde a formulação do pedido pelas áreas demandantes, passando pelas atividades de orçamentação, criação de edital, análise jurídica, pregão entre outros, até a assinatura do contrato.
A técnica busca a melhoria tanto da celeridade quanto da qualidade, principalmente em processos transversais, que para ocorrer precisam percorrer diversas áreas.
O instrutor e engenheiro de produção, Thiago Morais Menezes, explica que a filosofia de gestão de “Lean” analisa o tempo entre os processos de trabalho e não os processos em si.
“Depois da segunda guerra mundial o Japão precisou ser reconstruído, e na época, a Toyota, empresa de automóveis, necessitou desenvolver um sistema para atender um país que respondesse aos desafios daquele momento, com baixo crescimento e com uma condição econômica desfavorável. E o que de mais importante os japoneses descobriram foi que, em vez de olhar os processos de forma departamentalizada, eles olhavam a linha do tempo, pois o mais importante não é o que as pessoas fazem, mas o que acontece entre o que as pessoas fazem. Então as maiores oportunidades dos processos não moram nas atividades em si, mas o que acontece entre uma atividade e outra”, definiu.
Para a servidora e coordenadora de processos da Assessoria de planejamento, Patrícia Silva, o aprendizado adquirido durante o workshop vai aportar uma nova abordagem nos processos de compra.
“Aprendemos neste workshop a identificar os processos de trabalho, analisá-los para que possamos identificar como torná-los mais céleres. Essa filosofia é aplicada em vários setores e agora estamos aplicando no setor público. Escolhemos o processo de compras, que envolve várias áreas, e cada uma foi analisando suas funções. A partir deste ponto, colocamos vários planos de ação. Durante essa semana já conseguimos implementar algumas práticas. Nosso objetivo é identificar outros processos e até mesmo a área judicial”, finalizou.
O presidente do Tribunal de Justiça, desembargador Sérgio Fernandes Martins, acompanhou o último dia do workshop e os servidores que participaram fizeram uma apresentação de como a filosofia de gestão Lean será aplicada no setor de compras do TJMS para otimizar o processo.
